コピー用紙の使用量の削減方法とは?

毎日の業務の中で、コピー用紙を使わない日はあるのでしょうか。
それ程、コピー業務は重要な役割を果たしています。

しかし、いくら業務に書類が必要だからと言って、使用量を気にせず、
考えなしにコピー用紙を使っていたらどうなるでしょうか。
知らず識らずの間に使用枚数が増え、膨大な経費がかかることになります。

少しでも経費を減らすために、コピー用紙の使用量を削減する方法はあるのでしょうか。

まずは、社員に意識改革を

まずは社員一人一人に、無駄なコピーはせず、
「使用量を削減する」と意識付けることが大切です。

コピー用紙の削減につながる方法として代表的なものは、両面印刷をすることです。
両面印刷することにより、1枚のコピー用紙を無駄なく使えます。

次に、レイアウト印刷を行うことです。レイアウト印刷とは、
通常2枚~4枚にわたる内容を縮小して1枚の用紙にレイアウトさせることです。
そうすることで、本来なら4枚必要なコピーをたった1枚に削減できます。
更に、先ほどの両面印刷機能を使えば、用紙を8分の1にまで削減することも出来ます。

また、コピーに失敗した用紙やファックスで送られてきた必要のない用紙をとっておき、
裏面印刷して費用を削減する方法もあります。

裏面がまだ印刷できる用紙は、専用の置き場を作っておき、
そこに入れる習慣を付けると良いでしょう。

印刷せずにファックスを送受信

最近の一般的な複合機では、わざわざファックスする資料をプリントアウトすることなく、
パソコンからそのまま送受信できる機能が備わっています。
その機能を利用すれば、コピー用紙を使用することなくファックスを送信することができます。

また、受信する際もパソコンで受信内容を確認できます。
必要なものだけプリントアウトすれば良いので大幅な経費削減になります。

スキャナー機能を使ってより効率を上げよう

複合機のスキャナー機能を使うと、ファックスよりも更に効率よく文書のやりとりが出来ます。
スキャナー機能とは、相手に送りたい紙の文書(資料)を複合機にセットすると、
データを読み込みPDFに変換してくれる画期的なものです。

その後は、PDFに変換されたデータを、エクセルなどのファイルと同じように、
メールに添付して相手に送信できます。
コピー用紙の使用量を削減しながら、ファックスを使うよりも更に効率も良くなります。

このように、ただ単にコピーする回数を控えたり、
裏面印刷をするだけがコピー用紙の使用量の削減方法になる訳ではないことが分かりました。

最新の機能を使うことで、効率よくしかも経費削減をしながら仕事を進められます。
もし、古いコピー機を使っているなら、最新機能の付いた、
新しいコピー機に替えることも一つの経費削減方法といえるでしょう。