コピー機リース導入の流れ

コピー機リース導入の流れ

1.コピー機の条件(性能・機能)を決めるにあたり、利用状況を把握する

コピー機を導入するにあたり、まずはじめに行うことは、コピー機の性能・機能を決めることです。

どれくらいの性能のコピー機が必要か、またどのような機能が必要かを考え、条件に合う最適なコピー機を選ぶことが最も大切です。

そのためにはまず、現状の利用状況を把握することから始めましょう。

コピー機は主に「印刷速度(毎分/A4サイズ)」を基準として価格が変わってきます。「印刷速度」は月間印刷枚数によって推奨される数値が設定されるため、月間印刷枚数は最低限調べておく必要があります。

他には、A4以外の用紙サイズは使用するか、カラー印刷は行うかなど、どのような使い方をしているのか把握しておきましょう。

コピー機・複合機の選定条件として挙げられるのは、主に以下の項目があります。

  • 印刷速度(毎分/A4サイズ)
  • 給紙カセット(用紙サイズ)
  • カラー印刷
  • FAX
  • スキャナ
  • 無線LAN
  • Mac対応

どのような機能・スペックのコピー機が必要なのかを判断するために、現在の利用状況を把握することが、コピー機を選ぶ上での第一歩になります。

2.コピー機の機種を決める

利用状況を把握したら、おのずと必要なコピー機の条件が決まってくるので、次はそれに合った機種を選定します。

コピー機・複合機の主なメーカーには、ブラザー工業(brother)、キャノン(Canon)、富士ゼロックス(Fuji Xerox)、コニカミノルタ(KONICA MINOLTA)、京セラ(KYOCERA)、リコー(RICOH)、シャープ(SHARP)などがあります。

それぞれのメーカーによって特長や強みがあり、またトナーなどの関連備品の価格も異なるので、条件に合う候補がいくつか出てきた場合は、よく調べてきちんと比較しましょう。

機種を比較・選定する時点で、リース会社に相談するのもおすすめです。

リース会社の中には、機種選びから相談・サポートしてくれるところもあるので、条件に合ったおすすめの機種をピックアップして紹介してくれます。

コピー機選びに失敗しないためにも、専門家のアドバイスは必ず参考になるので、リース会社に相談しながら決めるのも良いでしょう。

3.コピー機リースの見積もりを取る

コピー機の機種が決まったら、リース会社から見積もりを取ります。その際、必ず複数の業者から見積もりを取りましょう。

コピー機を導入する場合、コピー機本体の価格である「本体料金」以外に、保守契約にかかる「保守料金(カウンター料金)」が必ず発生します。

加えて、リース導入時の初期費用やサポート費用など、リース会社によって料金体系は様々です。

これらの料金体系をきちんと明示してもらい、リース導入にかかるトータルコストを算出してもらいましょう。

リース会社への見積もり依頼は、リース会社のウェブサイトからメールやフォームで手軽に行うことができるので、ぜひ試してみてください。

いざ見積もりを取ったものの、思いのほか高かったりして、コピー機の条件から見直すこともあるかもしれません。

しかし、一番大事なことは、利用状況に最も適したコピー機を選ぶことです。価格や予算第一で決めてしまうと、使い勝手の悪いコピー機を選んでしまったり、サポート対応が十分でなかったりと、結果的に損をしてしまいます。

見積もりの段階で判断基準を見誤らないよう、注意しましょう。

4.リース会社を選ぶ

複数の業者から見積もりを取れば、あとはリース会社を選ぶだけです。

単純に価格で決めてしまっても良いですが、サポートやアフターフォローなどのサービス面を重視して、安心して任せられるリース会社を選ぶのをおすすめします。

サービス内容として、例えば以下のような項目がチェックポイントになります。

  • アフターフォロー体制はどうなっているか
  • メンテナンスはどこが対応するのか
  • メンテナンスの頻度はどれくらいか
  • どの程度のトラブルから修理対応してくれるのか
  • 修理対応に来てくれるまでの時間はどのくらいかかるのか
  • メンテナンスや修理に費用は発生するか

こういったサービス面も含めて、見積書や契約書に料金の内訳が詳細に明示されているかも重要なポイントです。口頭だけではトラブルの元になってしまうためです。

リースという形態上、業者とは必ず3年以上の長い付き合いになります。
契約後のトラブルを防ぐためにも、信頼できるリース会社を選ぶようにしましょう。