コピー機のステープル機能とは

大量の印刷物をまとめて配布資料を作成するのに時間がかかって困っていませんか。
コピー機のステープル機能を使えば資料作成の時間がぐっと短縮できます。
ここではコピー機のステープル機能について、ステープル機能の使い方についてご紹介します。

コピー機のステープル機能とは

コピー機のステープル機能とは設定した資料を自動でホチキス留めする機能のことです。

例えば、10ページから構成される資料を10部作成すると仮定します。
印刷する場合にソート機能を使えば、1部目は1ページから10ページまで1枚ずつ連続して印刷を行い2部目以降は新たに1ページから10ページまで連続して印刷を行ってくれます。
そのためページに応じて印刷物を並び替える手間が省けます。

このソート機能で並べられた資料をステープル機能で自動ホチキス止めを行うと自動で資料が完成します。
資料作成にかかる人件費を削減できる効果もあるため、資料を作成する頻度が多い職場にはぜひステープル機能の使い方をマスターして導入を検討してほしい機能です。

コピー機のステープル機能を使うために用意するもの

ステープル機能を使用するにはフィニッシャーとステープル針が必要です。
フィニッシャーにはインナーフィニッシャーとサドルフィニッシャーの2つの種類があります。

インナーフィニッシャーはコピー機や複合機の排紙部分に取り付ける小型タイプです。
数万円から導入できますが印刷スピードが速いコピー機には搭載できない場合があります。
ステープル機能のみのものがほとんどです。

サドルフィニッシャーはコピー機の横に取り付けるタイプです。
かなり大型で高さはコピー機の本体同様、幅はコピー機の本体の半分程度のサイズとなり設置場所を取ります。
価格も数十万からと高価ですが、高速印刷に対応しているうえ、ステープル機能以外に穴あけ機能や三つ折り機能などが付いているなど高機能モデルとなります。
使用頻度やステープル機能の使い方、事業所の規模などで、どちらを導入するかを決めるとよいでしょう。

コピー機のステープル機能の使い方と注意点

ステープル機能を使用する際はPCの設定を行う必要があります。
印刷したい資料が決まったら、印刷の際にソート機能とステープル機能を設定したうえで印刷を行います。
機種ごとのステープル機能の使い方・手順は取り扱い説明書に従って確認しましょう。

便利なステープル機能ですが、資料印刷の初期設定をミスするとミスプリントの状態のままホチキス留めがなされた資料が作成されてしまいます。
印刷したい資料の順番や並びをよく確認したうえで印刷を行いましょう。
特に大量の資料を作成する場合は、1部テスト用に印刷を行いページ順やホチキスの位置が適正かを確認するようにします。
テストを行った上で問題なく資料が作成されるようであれば、大量に印刷するようにするとミスが防げます。

ステープル機能はとても便利な機能です。
いつも資料を大量に手作業で製作している場合は導入を考えてみるとよいでしょう。