コピー機・複合機の選び方(オフィス編)

コピー機・複合機をオフィスに導入する場合、どのようにコピー機や複合機を選んだ方が良いのか迷っている方も多くいらっしゃると思います。

コピー機・複合機の導入方法も、新品を購入する方法や中古を購入する方法、レンタルをする方法やリースをする方法など、沢山の選択肢が存在します。

今回は、オフィスで利用する業務用コピー機・複合機の選び方の基本をはじめ、リースの選び方、レンタルの選び方、中古の選び方など、様々な導入方法に応じた、コピー機・複合機の選び方をご紹介します。

目次

オフィス(業務用)コピー機・複合機の選び方

オフィス(業務用)コピー機・複合機の選び方
オフィスにコピー機や複合機を導入する際、どの機種にするのかという事を最初に考えるのではないでしょうか?
コピー機や複合機は多くの機種があり、何がどう違うのか素人が見ても分からないという事もよくあると思います。
そこでオフィスにコピー機や複合機を導入する際、どのような点を見て選べばよいのかいくつかご紹介します。

■自社の使用状況によって必要な基本スペックを考える

まずあなたの会社がコピー機や複合機をどの程度使用するのかを考える必要があります。

印刷枚数は一日どのくらいなのか?
印刷をする速度はどの程度必要なのか?
それによって必要とするスペックが変わってきます。

例えば、一日20~30枚程度しか使用せずに、連続で使用しないため印刷速度も必要としない会社があったとします。
そこに数百枚も用紙をセットできる高速印刷可能な機種を導入すると、必要以上の機能がある為に持て余してしまう事になります。

もちろん必要以上の機能があれば困ることはありませんが、その分、導入費用や管理にかかるお金が高くなるという事になります。
コピー機・複合機は大型の物から卓上におけるコンパクトな物まで様々ありますので、今後大幅に増える予定が無ければ、あなたの会社の現在の使用頻度の少し上くらいの基本スペックを持った機種をお勧めします。

■必要な機能を考える

上記で述べた基本スペックの他に機能という側面も考えなければなりません。

まずコピー機と複合機の違いです。

最近では複合機の事をコピー機と呼ぶことが多くなっていますが、この二つは実は違います。
コピー機は日本語にすると「複写機」となります。
そして複合機は「コピー機能もあり、更に様々な機能が付いている機械」なのです。

ただ、最近では複写機だけのコピー機も少なくなっているので、複合機がコピー機として認識されています。
複合機の機種を選ぶ際には、備わっている機能を考える必要があります。

まずあなたの会社でどのような機能が必要なのかを考えましょう。

複合機に付いている機能は数多くありますが、いくつかご紹介すると以下のような機能があります。

  • スキャン機能
  • コピー機能
  • プリンター機能
  • FAX機能
  • セキュリティ機能

大きく分けるとこれらが挙げられます。

これらの中に、モバイルと連携できるものやUSBで印刷できる機能、情報漏えい防止機能など、細かな機能が機種によって変わってきます。
その為、コピー機や複合機を導入する際の機種選びには、現場で使用する人の声も聞いて反映することが必要になるかもしれません。

■複合機の選び方のポイントや注意点

複合機を選ぶ際には上記で述べたようなポイントを考え機種を選択すると失敗を少なくすることができるでしょう。

ただ、機種選び以外にも大きなポイントであり注意点であることがあります。
それはランニングコストに関わることです。

購入するのか、リースにするのか?
インクを買う形にするのか、プリント枚数に応じてお金がかかるカウンター形式にするのか?

導入はしたけどコストアウトしてしまっては意味がありません。
使用状況などを基にしっかりとシミュレーションをして、どのような形が良いのかを判断しましょう。

また、どのような機種がいいのか使わないと分からない場合は多少割高になりますが、レンタルなどもあります。
一度そういった方法で導入をしてみて、実際に使ってみてから判断をするという事も良いかもしれません。

コピー機や複合機は非常に高価な商品もあります。
解約して返却できる契約であれば損を最小限に抑えることができますが、購入する場合やリースでの導入をする場合などは後悔しても手遅れな場合があります。
コピー機・複合機を選ぶ際は、どのような機種でどのような契約が良いのかしっかりと検討してから導入をするようにしましょう。

オフィス(業務用)コピー機・複合機のリースの選び方

オフィス(業務用)コピー機・複合機のリースの選び方
会社にコピー機や複合機を導入する際、リースを利用しようと考える方は多いと思います。
リースには、リース契約はもちろん、保守契約などもあり、その選び方に迷っている方も多いと思います。
ではそもそもリースとはどのような仕組みなのでしょうか?
また、リース会社を選択する際、どのような点に気を付けて選べばよいのでしょうか?

■リースとはどのような契約なのか?リースのメリットとは?

リース契約は、お客様が選んだ商品をリース会社が代わりに購入して、お客様へ貸し出しをするという契約です。
複合機でのリース契約の仕組みも同じと考えてよいでしょう。

リース契約には下記のようなメリットが挙げられます。

  1. 初期費用を抑えることができる
  2. 新品のコピー機・複合機を導入することができる
  3. リースにかかる料金は経費として計上できる
  4. 毎月のコストが分かりやすい

このようにリース契約には多くのメリットがあります。
途中解約ができないなどといった制限もありますが、使い方次第では非常に効率的な契約をすることができます。

■リース契約の保守メンテナンス契約の種類は?

コピー機や複合機をリースで導入する際、合わせて保守メンテナンス契約を結ぶことをお勧めします。

保守メンテナンス契約とはランニングコストやメンテナンスといった、購入後にかかる経費についての契約になります。
リース契約は本体の購入についての契約になりますので、この二つを合わせることでお得に使用することができるのです。

保守メンテナンス契約には以下の様な種類があります。

・カウンター方式

カウンター方式とはコピー1枚当たり何円といった契約になります。
イメージはコンビニなどでコピーを行う際の支払い方と考えれば良いと思います。

毎月何枚コピーしたかで支払金額が変わり、トナーの交換や修理なども無料で行ってくれます。
毎月のコピー枚数が多い方はこの方式の方がお得に使用できます。

・キット方式

キット方式は使用者がトナーキットを購入する保守契約になります。
月々のコピー枚数に関係なく、トナーの交換が必要な際に購入する契約で、その他の修理などはカウンター方式と同じで含まれる保守契約です。
月々のコピー枚数が少ない方や、月々のコピー枚数にバラつきがある方にお勧めの保守契約です。

・スポット保守契約

スポット保守契約は、先のカウンター方式・キット方式の保守契約とは違い、修理などを依頼するとその都度メンテナンス料がかかる保守契約になります。
つまりかかったお金は全て使用者負担と考えてよい保守契約になります。

何もなければ月々のランニングコストを抑えることはできますが、出張費などを考えると割高になる場合が多いため、一般的には、カウンター方式やキット方式の保守契約を結ぶ人が多くなります。

■コピー機・複合機をリースする際のポイントや注意点は?

ではコピー機や複合機をリースする際にどのような点に注意をすれば良いのでしょう。
いくつかありますのでご紹介します。

・取り扱い機種の多さ

リース会社によって取り扱い機種が違う場合があります。
ほとんどのメーカーの商品を扱っているリース会社もあれば、指定メーカー以外はダメというリース会社もあります。
この場合、一番簡単なのは、使用したい機種が決まっていればメーカーの担当者からリース会社を紹介してもらう事です。

・リース金額の違い

銀行によって金利が違うように、リースにかかる金額もリース会社によって大きく違います。
少しでもリース料金を安くしたいのであれば複数のリース会社から見積もりを取ることをお勧めします。

・リース会社の安定性を調べる

上記で挙げた機種や料金も非常に重要な要素ではありますが、リース会社の安定性というのも非常に重要なポイントで、最も注意するべき点といっても過言ではありません。

月々のリース料金や保守契約にかかるお金が安くても、そのリース会社が今にも潰れそうな場合などは注意が必要です。
突然メンテナンスや保守を受けられなくなってしまったりという事態になりかねません。
金額だけでなく、そのリース会社の信頼性や体力というのも考慮する必要があります。

コピー機や複合機のリースにおいて、機種や保守契約などは、リース会社によって様々です。
一番安心なのはメーカーの担当者に間に入ってもらい、メーカーを通じて契約をするという事です。

コストを考えるのであれば複数のリース会社に見積もりを取ると、大幅にコストを抑えるということも出来るかもしれません。
何が自社にとって一番良いのかを考えてリース契約を結ぶようにしましょう。

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オフィス(業務用)のレンタルコピー機・複合機の選び方

オフィス(業務用)のレンタルコピー機・複合機の選び方
オフィスにコピー機や複合機を導入する際、レンタルで導入するという選択肢もあります。
レンタルでの導入にはどのようなメリットがあるのでしょう?
また、リースとの違いやレンタルで導入する際に注意をする点などを含めて、レンタルの選び方についてご紹介します。

■レンタルで導入する仕組みやメリット

複合機をレンタルで導入する場合、ほとんどの場合で今現在レンタル会社が保有している機種の中から選ぶ事になります。
その為、選べる機種の制限や中古品がほとんどになります。

では、コピー機や複合機をレンタルするメリットとして、どのような物があるのでしょう。

・短期間でのレンタルもできる

レンタルの場合、短期間での契約もできます。
必要な時に必要なだけ使用できるので一定期間のみ必要な場合やイベントなどでも利用できます。

・利用料は全額経費に計上できる

レンタルの場合は会社の資産として計上されません。
その為、利用料は全額経費として計上できるというメリットもあります。

上記が複合機をレンタルで導入する際の代表的なメリットと言えます。

■レンタルはリースとどう違う?

レンタルとリースは似ているような気もしますが、下記のような違いがあります。

・契約年数が違う

最初に挙げられるのが契約年数の違いです。
レンタルの場合、短期間で使いたい時だけという選択が可能になります。
一方、リース契約の場合、3年~6年と言うのが一般的で、原則として途中解約はできない事がほとんどです。

・機種の選択範囲が違う

レンタルの場合、レンタル会社が持っている機種の中から選んで借りることになります。
その為、機種の種類にも制限があるうえ、ほとんどの場合は中古品となります。
リース契約では、お客様が選んだ商品をリース会社が代わりに購入してお客様に貸し出すという契約になるので、機種の種類も豊富で新品を使用することができます。

・保守契約

コピー機や複合機を使用する際のランニングコストに大きく影響を与えるのが保守契約です。

リース契約の場合、保守契約は別途結ぶ事になります。
レンタルの場合、契約によっては保守契約を別途結ぶこともありますが、レンタル料金に保守契約が含まれている場合も多くあります。
保守契約が含まれている場合などはリースに比べてランニングコストが高くなる場合がありますので注意が必要です。

大きく分けると、レンタルとリースでは、これらの違いがあります。
使用頻度や使用期間などしっかりと考えて、レンタルとリース、どちらが良いのかを選択しましょう。

■レンタルをする際の注意点やポイントは?

コピー機や複合機をレンタルする際に注意するべきことは、自社の使用頻度や使いたい期間をしっかりと考えるという事です。
短期間の使用であればレンタルという選択肢になりますが、長期間の場合リースと比べてどちらがお得なのかをしっかりと考える必要があります。

月々の金額の違いはわずかでも、数年使用するとかなりの金額が違うという事にもなりかねません。
長期間の使用を考えているのであれば、レンタルだけでなくリースの見積もりを取ってみることをお勧めします。

レンタルは短期間からでも使える、非常に気軽な契約です。
ただ上記でも述べたように、期間によっては割高になってしまう場合もあります。
そういったデメリットもしっかりと把握したうえで、どのような契約を結ぶのかを選択するようにしましょう。

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中古の業務用(オフィス)コピー機・複合機を購入する際の選び方

中古の業務用(オフィス)コピー機・複合機を購入する際の選び方
オフィスにコピー機や複合機を導入する際、中古商品の購入を考える方もいるでしょう。
では、中古で購入するメリットやデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
また、中古のコピー機や複合機を購入の際には、どのようなポイントを見て、どのようなことに注意をすれば良いのでしょう。

■中古のコピー機・複合機購入のメリット

・価格の安さ

中古のコピー機・複合機を購入する際のメリットは、何といっても価格の安さです。
新品に比べるとかなり割安で購入することができる上、リースやレンタルと比べても本体料金は大幅に削減できます。

・所有権がある

購入すると、その複合機の所有権を持つことができます。
所有権を持つことで、移転をする際や処分、売却をする際などは自由に行うことができます。

■中古のコピー機・複合機購入のデメリット

・故障の心配がある

中古品ですので故障の心配は付き物です。
前の所有者がどのような使い方をしていたのかなども分からない為、当たり外れが大きいという事は言えます。
また、保証期間も短くなるので故障をした時のリスクは背負う必要があります。

・最新機種が無いことが多い

コピー機・複合機が中古市場に出回る、つまり、まだ使用可能なコピー機・複合機を売却するという理由の多くに、便利な最新式のものに買い替えるからという理由があります。
そのため、中古として販売している機種は型落ちで最新機能が付いていないものが多いのです。

・保守契約が割高

中古であるため、保守契約を結ぶ際に割高になる可能性があります。
使用頻度などによっては、新品を購入したリリースしたりするよりも結果割高になってしまう可能性もあります。

■中古コピー機・複合機の選び方のポイント

中古のコピー機・複合機を選ぶ際には、以下のポイントについて確認をしましょう。

・使う年数を考える

購入後の希望する使用年数は、中古を買っていいのかという根本的な問題にも関わってきます。
購入後、何年間使用したいのか?という事をまず考えましょう。
5年以上使用したいと考えるのであれば、新品の機器を選択することをお勧めします。
中古のコピー機・複合機を購入するのであれば、中古の特性として仕方のない、壊れ易さや機能不足を考慮して、1~2年程度で壊れてもいいという覚悟が必要です。

・必要な機能を整理する

中古のコピー機・複合機は最新機能が付いていない機種が多くあります。
その為、まず自社にどのような機能が最低限必要なのかという事を整理しましょう。
そうすることで、あなたの会社に一番合う機種を探すことができます。

・使用年数、カウント枚数が確認できればする

中古の機械は全てが違う状態で、同じ年数のものでも同じ状態であるという事はありません。
コピー機や複合機の使用頻度は、カウンター数で確認ができます。
ただ、業者によっては分かるようにしていないところも多いため、購入前には確認をしてみましょう。

それで答えてくれない場合には、何か問題がある場合があります。
カウント数を確認できれば、カウント数が少ない機種を選ぶというのも一つの選択方法です。

■中古のコピー機・複合機を選ぶ際の注意点

中古のコピー機・複合機を購入する際には、以下の様な点に注意をしてください。

・製造年数

壊れたら買い替えると考えているのであれば問題ありませんが、多少の修理なら行いたい場合には製造年数は必ず確認をしてください。
製造年数によっては部品などが製造終了になっている機種もあります。
購入前にメーカーや販売店に問い合わせてから購入するようにしましょう。

・保証

中古である以上、多少の故障は覚悟をする必要があります。
保証の有無はもちろん、保証期間や保証内容などをしっかりと確認してから購入しましょう。

・保守契約

中古は保守契約が割高になることがほとんどです。
購入してから後悔しても手遅れです。
購入前にしっかりとシミュレーションをしてから購入しましょう。

このように中古複合機は導入費用を抑えることはできますが、ランニングコストが割高になる可能性があるなどのメリット、デメリットがあります。
想定する使用年数や、月々の使用頻度などを踏まえて中古の導入が望ましいのかを判断する事をお勧めします。

オフィスに導入する業務用コピー機・複合機の選び方まとめ

オフィスに業務用コピー機や複合機を導入する際には、様々な方法、様々な選択肢があり、それぞれにメリット・デメリット・注意点、選び方などが存在します。

コピー機や複合機の導入には、リース・レンタル、新品の購入・中古の購入などがありますが、いずれにしても、会社や法人として、必要な機能や、必要となる使用頻度などを事前にまとめておくことが、コピー機・複合機を選ぶ際には重要となります。

今回ご紹介した、コピー機・複合機の選び方(オフィス編)を参考にして、リース会社や販売会社、そしてコピー機や複合機を実際に使用する現場の従業員などと相談をしながら選んでいくようにしましょう。