コピー機・複合機の使い方の基本

コピー機や複合機には、一枚の紙を何枚もコピーできるコピー機能や、写真や画像データなどを印刷できるプリント機能、文章や書籍を読み込むことのできるスキャン機能、スキャンしたデータなどをFAX送信する機能など、紙の印刷するのに便利な沢山の機能が備わっています。
しかし、コピー機のすべての機能を使いこなすとなると、そのすべての使い方をマスターしている方は少ないかもしれません。

今回は、コピー機や複合機で両面印刷をする使い方、コピー機で拡大・縮小する使い方、コピー機で複数枚を1枚にまとめてコピーする使い方、コピー機のスキャナの使い方といった、コピー機の使い方の基本となるようなものから、現在多くの方が活用していると思われるコンビニのコピー機の使い方まで、ビジネスや日常でコピー機を使う際に、その使い方や方法で悩んでいる方の為に、コピー機・複合機の使い方の基本をご紹介したいと思います。

コピー機で両面印刷をする使い方

コピー機で両面印刷をする使い方
コピー機の便利な機能として、片面印刷ではなく、両面印刷を使う方も多いと思います。
コピー機での両面印刷の方法でお困りの方へ、両面印刷の方法、両面印刷をする時のコピー機の使い方をご紹介いたします。

■両面印刷をするとどんなメリットがあるの?

そもそも、両面印刷をすることで得られるメリットとは何なのでしょうか。

1つは紙の量とコストの削減です。
紙もただではありませんから、印刷すればするほどお金がかかります。
片面印刷でなくてはならない場合は仕方がないですが、両面印刷が可能な場面では両面印刷の方がコストの削減になります。
また、資源節約の観点からもできるだけ両面印刷を心がけた方がいいでしょう。

2つ目は労力の削減です。
複数の原稿を1枚ずつ片面印刷していると、かなりの労力になります。
これを両面印刷で済ませれば労力、時間の節約になることでしょう。

また、印刷の枚数が減ることは、一度に持ち運ばなくてはならない枚数も減るということですので、持ち運びも楽になりそうですね。

■両面印刷をする場合のコピー機の使い方・方法

それでは、コピー機で両面印刷する方法・使い方をご紹介します。

まず、印刷方法の設定をしましょう。
両面印刷には、下記の2パターンがあります。

  1. 片面の原稿を両面にコピーする
  2. 両面の原稿を両面にコピーする

片面の原稿を両面印刷する場合、2枚の原稿を読み取り部にセットし、印刷することになります。
両面の原稿を両面印刷する場合、1枚の原稿を読み取り部にセットし、印刷することになります。

原稿のセットが完了したら、コピー機の画面上で上記のいずれかを選択します。

たいていの場合、“片面→片面”、“片面→両面”、“両面→片面”、“両面→両面”などを選択できるようになっています。

片面の原稿を両面印刷する場合には“片面→両面”を選択し、
両面の原稿を両面印刷する場合には“両面→両面”を選択します。

あとは印刷枚数などを決定し、印刷スタートです。

■両面印刷をする時の注意点

コピー機を使って両面印刷を行う際の注意点は、原稿セットの方向です。
両面印刷には長辺を閉じるか短辺を閉じるかのいずれかになります。
したがって、原稿をセットする向きを間違えると、印刷したい方向とは違う向きになってしまいますので、ご注意ください。

コピー機で拡大・縮小する使い方

コピー機で拡大・縮小する使い方
コピー機の使い方で、拡大・縮小印刷というものがあります。
小さい文字や画像を大きく印刷、大きい文字や画像を小さく印刷できる機能です。
コピー機で拡大・縮小する使い方でお困りの方へ、拡大・縮小のやり方をご説明いたします。

■拡大・縮小をするとどんないいことがあるの?

コピー機での拡大・縮小とは、あるサイズの原稿やデータファイルについて、
もともとのサイズから何%大きく、あるいは小さく印刷するというものですが、コピー機で拡大・縮小印刷を行うメリットとは何なのでしょうか。

例えば、名刺をA0サイズまで大きくして印刷したい、A0サイズのポスターをA4サイズのチラシとして印刷したいというような状況は、販売や営業などの場面で多々起こり得ます。

このようなとき、パワーポイントでサイズを変更して作り直すなどすると時間が掛かってしまいますよね。
拡大・縮小印刷を行えば、このような手間をかけることなく、好きなサイズにきれいに印刷することができます。

また、大きなサイズの紙から小さな紙に縮小印刷する場合、紙やコストの削減にもつながるというメリットもあります。

■コピー機で拡大・縮小印刷をする方法

それでは、コピー機で拡大・縮小印刷をする方法を見ていきましょう。

まず、原稿またはデータファイルを用意し、そのサイズを確認します(縦横それぞれ何mmか)。

次に、拡大・縮小印刷する紙のサイズを確認し、もとの原稿の縮尺と比較します。
拡大・縮小の際には、“もともとのサイズの何%”という形でサイズを指定します。

例えば、100mm×100mmの原稿を、200mm×200mmの紙に拡大印刷する場合には、コピー機画面上にて200%と設定し、印刷します。
逆に、200mm×200mmから、100mm×100mmへの縮小印刷の場合には50%という設定になります。

また、A4からA3への拡大などの場合には、%を入力しなくても、“A4→A3”という形で設定できますので、こちらを使って選択しましょう。

■拡大・縮小印刷をする際の使い方の注意点とは?

拡大・縮小印刷でよくあるのは、%設定のミスによって、端が切れる失敗です。
%設定の際には、予め元原稿と印刷用紙との縮尺の比をしっかり計算しましょう。

コツとしては、実際の拡大サイズよりもやや小さめに%を設定することです。
例えば、100mm×100mmの原稿を、200mm×200mmの用紙に拡大印刷する場合、倍率を200%に設定するのではなく、190%くらいにしてみましょう。

拡大・縮小印刷をきれいに行う使い方のポイントは、“縮尺計算を間違えないこと”です。
コピー機で拡大・縮小印刷をする際には、ぜひ、このポイントを押さえておきましょう。

コピー機で複数枚を1枚にまとめてコピーする使い方

会社で使う複数枚の資料や印刷物、学校でのレポートなど、複数枚のものを1枚にまとめてコピーしたい時があるかと思います。
ここでは、複数枚の原稿を1枚にまとめてコピーする為の、コピー機の使い方、その方法をご紹介いたします。

■複数の原稿を1枚にまとめてコピーするとどんないいことがあるの?

複数の原稿を1枚の紙にまとめてコピーする方法は“集約”と呼ばれます。

複数枚をそのままコピーするのでは、必要な紙の枚数が膨大になってしまいますが、このような状況はビジネスなどの多くの場面において起こり得ます。
コピー機を使って複数の紙を1枚の紙に集約できれば、紙の量、ひいてはコストの削減に直結することは容易に想像できますよね。

また、コピーのたびに原稿を取り替えたり、多くの紙を持ち運んだり、という負担も少なくできるため、労力のカットにもつながると言えます。

■1枚の用紙にまとめてコピーする方法

それでは、1枚の用紙に複数の原稿をまとめてコピーする方法・使い方をご紹介いたします。

まず、集約できる原稿の数ですが、基本は2、4、8枚のいずれかになります。
これは、1枚の紙をそれぞれ1/2、1/4、1/8の領域に分割してコピーするからです。
コピーする原稿枚数を決定したら、その原稿をコピー機のスキャナ部分に並べてセットしましょう。

次に、コピーの設定をします。
コピー機の機種によって若干の差はありますが、“集約”のボタンなどを使うことで設定が可能です。
セットした原稿の枚数に応じて、以下のパターンがあります。

  1. 複数の原稿を1枚の紙の片面に集約して印刷する。
  2. 複数の原稿を1枚の紙の両面に印刷する。

これらの設定は、コピー機の画面上にわかりやすく表示されるので、所望の設定をしてください。
設定が完了したら、あとはいつも通り印刷枚数を決めてコピー開始です。

■コピー機を使って複数枚を1枚にまとめる際の注意点とは?

複数枚を1枚にまとめてコピーをする際に、その使い方として注意すべき点は、原稿セットの際の方向と順番です。

ビジネスなど、人に見せる資料を作る場合に特に重要かと思いますが、原稿が一枚の紙の中で横向きに進んでいくか、縦向きに進んでいくか、あるいは紙の長辺、短辺に対してどちら向きに印刷されるかが大切ですね。

実はこういった設定にもコピー機は対応しており、好きな向きでコピーすることができます。
スキャナにセットする際の原稿の向きを間違えないようにだけ注意すれば、簡単かつ自在に集約コピーを行うことができます。

コピー機のスキャナの使い方

コピー機のスキャナの使い方
本や雑誌など、自分のお気に入りのページや文章などをそのままスキャナでスキャンして、印刷・保存することもあるでしょう。
スキャンをする際にシワや歪み、余計な線など無く、画線や文字などを綺麗にスキャンする方法などと併せて、コピー機でスキャナを利用する際の使い方をご紹介いたします。

■コピー機のスキャナを使う方法

紙に書かれた情報をデジタルデータにすることをスキャンと呼びます。
パソコンやインターネットの普及によって、紙媒体をデジタル化し、保存、閲覧することが多くなってきました。

非常に使い勝手がよいもので、印刷物では郵送に頼っていたものを、メールを介して送受信する使い方もできますし、紙のように場所を取ることもなく膨大な量のデータを集約できます。
また紛失の心配もほとんどありませんし、見たい資料を探すのにも時間がかかりません。

コピー機でスキャンを行う場合、スキャン機能を持ったものでなければなりませんが、
使い方の基本としては、デジタルデータ化したい紙をスキャナ部分にセットし、スキャンボタンを押すだけです。

このとき、コピー機がパソコンと連動していれば、パソコン上から操作して使うこともできますし、任意の拡張子でそのままパソコンに保存することもできます。

パソコンと連動していないもので、USB接続端子のある機種であれば、
スキャン操作後にUSBの任意のフォルダに保存操作を行えばOKです。

また、インターネットに接続することができるコピー機の場合、スキャン後にネットを介してパソコンへと送信することも可能です。
このように使う場合、あらかじめ宛先としてパソコンを設定しておく必要があるため、少し手間がかかります。

■コピー機のスキャン機能を使ってPDFを作成する方法

コピー機のスキャン機能を使って取り出したデータは、JPEG等の画像データとしてだけでなく、PDFとしても保存することができます。
その方法としては、以下の2通りが挙げられます。

  1. パソコンと連動したコピー機の場合、スキャン後に拡張子を“.pdf”に設定して保存する
  2. PDF化機能のあるコピー機の場合、コピー機画面上にて、拡張子を“.pdf”として保存する

いずれも手軽にPDFを作成できますので、是非試して使ってみてください。

■綺麗にスキャンする方法とは?

スキャンの際に問題となるのは、シワや歪みですね。
どうせならきれいにスキャンして保存したいところですが、書籍をスキャンしようとするとどうしても中央の部分が黒くなってしまいます。

分厚い書籍の場合にはある程度は妥協しなくてはなりませんが、
綺麗にスキャンする方法としては、見開きではなく、片面ずつスキャンする、
もしくは書籍の上を黒い布などで覆い、光をさえぎれば、かなりの改善を見ることができます。

ほんの少しの手間をかけることで、綺麗にスキャンができますので挑戦してみてください。

コンビニのコピー機の使い方の基本

コンビニのコピー機の使い方の基本
コンビニには、ローソン、ファミマ、サークルKサンクス、ミニストップ、デイリーヤマザキ、セブンイレブン、スリーエフ、セーブオン等がありますが、いずれもコピー機(複合機)が設置されており、いつでも気軽にコピーを利用できる便利なサービスです。

その他にも、ダイソーなどの100円ショップ(100均)や、セイコーマートなど店舗にもコピー機が設置されているなど、コピー機が身近なサービスになってきています。

しかし、コンビニのコピー機の操作がよくわからないという方も多いでしょう。
コピー機の使い方を店員さんに聞くのも気が引けてしまうという方へ、コンビニのコピー機の使い方をご紹介いたします。

■コンビニのコピー機の使い方の手順・方法とは?

それでは、コンビニのコピー機の使い方を見ていきましょう。
まずは、コピーしたい原稿をコンビニに持っていき、読み取り部に置いて蓋を閉じます。

次にコピー機の液晶パネルをご覧ください。
“コピー”、“デジカメプリント”、“文書プリント”など、いろいろなボタンがありますが、
コピーボタンを選択します。

すると、“白黒コピー”、“カラーコピー”を選択する画面に切り替わるので、
どちらかを選択してください。

次に、細かい印刷の設定をします。
設定内容は、枚数、用紙サイズ、倍率、インクの濃さです。

1.枚数の設定
枚数は印刷したい部数です。必要な部数を入力します。

2.用紙サイズの指定
用紙サイズは印刷する紙の用紙です。A4やA3など、必要なサイズを選択します。

3.倍率の設定
倍率は、拡大・縮小印刷したい場合に使用します。例えば、原稿がA4だが、A3の用紙に印刷したい場合などには、A4→A3の拡大印刷になります。

4.インクの濃さの設定
インクの濃さは、色の濃さを原稿より濃くするか薄くするかの設定です。

以上が設定出来たら、お金を入れましょう。
コピー機の近くに硬貨投入口がありますので、ここに投入します。

最後に、設定完了ボタン、コピースタートボタンを押し、印刷を開始します。

■USBメモリに入ったデータをコピーする場合

最近のコンビニのコピー機は非常に便利なもので、紙だけでなくPDFやJPEGなどの画像ファイルなど、デジタルデータの印刷を行うこともできます。

やり方としては、まず印刷したいデータをUSBメモリに保存し、コンビニに持っていきます。

コピーと同じ要領で、液晶画面で設定を行うのですが、ここでは“コピーボタン”ではなく、“文書プリントボタン”を押します。

いくつかのメディアから選択するように指示が出ますので、USBメモリを選択しましょう。
すると、USBメモリの挿入口が開きますので、ここにご自身のUSBメモリを挿入します。

少し間をおいてUSBが認識されるので、印刷したいデータを選択します。
後は先ほどと同様に印刷枚数などの設定を行い、印刷スタートです。

■コンビニのコピー機を使う際、気を付けるべき点とは?

最後に、コンビニのコピー機を使う際の注意点をご紹介いたします。

まず、コピーした後の原稿の置き忘れ・取り忘れ、お釣りの取り忘れに気を付けましょう。
前に使った人が置き忘れている場合もありますが、この場合には店員さんに渡しましょう。

次に、USBメモリの抜き忘れです。大切なデジタルデータですし、破損の原因にもなりますので、注意してください。

また、USBからの印刷の場合、コピー機に対応している拡張子のものでないと印刷できません。
例えば文書ファイルなら、wordファイルではダメで、PDFなどにする必要があります。
画像ファイルだと、JPEGでないと印刷できない店舗も多いので注意しましょう。

コンビニは24時間営業が多いため、必要な時に気軽に利用できるので、コンビニはコピー機はとても便利なサービスです。
コンビニのコピー機の使い方の基本を理解して、上手に活用しましょう。