文書の印刷や読み込みなど、オフィスでは欠かせない存在のコピー機。
購入、レンタル、リース問わず、一つのオフィス内で複数のコピー機が稼働していることも珍しくありません。

複数のコピー機を同時に運用する際、その管理が煩雑になり、それだけで半日仕事になってしまう場合もあります。
これを解消するための心強い味方として「印刷管理ソフト」が提供されています。

印刷管理ソフトを使うことのメリット

印刷管理ソフトは、リコーやエプソンなど、
多数のオフィスソリューション系の企業から販売・提供されています。
その機能には以下のようなものがあります。

1.数百台単位のコピー機を一括で集中管理できる

ネットワーク上のコピー機を同一画面上で高速かつ直感的に操作可能になります。
これにより、トラブル時やメンテナンス時の労力が大幅に軽減できます。

2.コピー機ごとに役割をあて、効率的な運用ができる

カラーコピーやスキャンなど、部署ごとに頻繁に使用される機能をコピー機ごとに割り当てます。
これにより、インクや紙の使用量の管理・削減が可能になります。

3.利用状況を把握できる

各コピー機のジョブ履歴を収集・分析し、一括して管理できます。
これにより、各部署の仕事効率などを短時間で把握できます。

4.ユーザー情報も管理可能

社員や派遣、アルバイトといったユーザーの属性を管理し、
それぞれが使用可能な印刷機能(カラーコピーや印刷枚数など)を制限できます。

以上のような機能を使用することで、コピー機の寿命や給紙の把握をはじめとした、
各種制限の一括管理が可能となり、コスト削減や業務の効率化が大幅に向上します。

用途によっては無料の印刷管理ソフトも使える

このように優れた印刷管理ソフトですが、企業が提供している有料ソフトだけでなく、
インターネットから無料ダウンロードできるソフトもあり、
中にはフリーソフトであることを感じさせないくらい高性能なものもあります。

ですが、大半のものが何かひとつの機能に特化しているような印象です。
例えばオフィス文書、JPEGファイルの印刷管理やインク使用量の削減などといった特色を持たせているものが多く、
また、完全なフリーソフトよりも、数日間の試用期間の後、購入するか選択するようなソフトが多いです。

目的に合わせた印刷管理ソフトの選択を

有料ソフトの場合、お金をかけるだけあって様々な機能が充実しているため、
日々多数の業務をこなす大企業にはこちらのほうが結果的には安上がりかもしれません。

無料ソフトの場合、機能が特化していますので、
業務がある程度限定されているような会社ではこちらの方が使い勝手がよく安上がりでしょう。