コピー機とプリンターの違い・コストの違いとは?

オフィスで使用される印刷機と言えばコピー機が主流でしたが、
パソコンの普及に伴いコピー機を導入せずにプリンターだけ、という企業も増えてきています。

コピー機とプリンターの違いとそのコストの違いなどを見ていきましょう。

コピー機とは?

一般的にコピー機と呼ばれている「複合機」は主にレンタル業者とリース契約を結んで導入している企業が多く、
どのオフィスにも必ず一台は置いてある事務用品でした。
業務に使用する資料をたくさんコピーする為に使用する事が多く、
いわゆる「輪転機」と呼ばれる印刷機よりもカラーや写真などがきれいに印刷できるのが特徴です。

印刷方法は粉末状のトナーを高温で紙に定着させるレーザー印刷で、書類を長期保存できます。
難しい操作は必要なくコピー機単体で誰でも手軽に使え、FAXやスキャナーなどのデジタルデータを使えるというメリットもあります。
一方で本体価格が高く、リースしてもリース料金を考慮しなければならないため契約業者によっては却ってコストがかかってしまう事もあるようです。

プリンターとは?

プリンターにはインクジェットを使用する「インクジェットプリンター」と、
ドラムの上に静電気でトナーを載せ、そのトナーに紙を押し付けて印刷する「レーザープリンター」がありますが、
ここではオフィスでのシェアが多い「レーザープリンター」についてご説明します。

レーザープリンターは写真などの画素数の多い印刷には向いていませんが、
テキストなどの書類印刷に関してはインクジェットプリンターよりもキレイに仕上がるというメリットがあります。
また大量印刷にも向いており、本体価格も安いのでコピー機(複合機)の代わりに導入を検討している企業もあります。

しかしプリンターはパソコンと連動しているため、
パソコン本体にトラブルがあると全く使えないというデメリットが悩みの種です。

コピー機とプリンターの違い

コピー機とプリンターという言葉を聞くと同じようなものと思われる方も多いと思います。
しかし厳密に定義すると、コピー機とプリンターの違いが明らかになります。

コピー機は複製をする原紙(複製したい対象紙)を読み込み、それをスキャンし、複製するものになります。
プリンターは、既に読み込み、データ化したものを複製するものになります。

業務用複合機や家庭用複合機などは、上記の両方の機能を持ち併せているため、
コピー機とプリンターの違いを気にすることもないかもしれません。

このように、コピー機とプリンターの違いは、その役割に違いがあると言えます。

コピー機とプリンターはどれほどコストが違うのか

コピー機のコストはトナーと枚数でコストを算出しますが、
そこにリース料金や修理や定期点検などのオプションサービスなども考慮に入れなければなりません。
一枚あたりのコストは数円~十数円ですが、月の印刷枚数が少ないと割高になってしまうケースがあります。
ペーパーレスを推奨している企業も多い中、リース料金だけでコストがかかってしまう恐れもあります。

レーザープリンターの場合はカラーで十数円、モノクロで数円以下と良コストな上に、複合機並みの大量印刷にも向いています。
レーザープリンターのトナーは複合機よりも高値となりますが、
印刷単価を考えるとレーザープリンターの方が安上がりとなる場合があります。

コストのみで導入するならレーザープリンターが良コストではありますが、
パソコン頼りな面もあるので安くて多機能な複合機をリースするという企業も多いようです。