複合機を導入するメリットとは?

複合機はコピーだけでなくFAXやプリンター、スキャンなど、複数の機能をもつ機器をいいます。
コピー機(複写機)に代わって導入されることも増えているのではないでしょうか。

複合機を導入するとどのようなメリットがあるのかご紹介します。

複合機による生産性の向上

複合機は様々な機能をもつことにより業務を効率化・合理化させ、ひいては生産性を向上させます。

複合機が一般的に兼ね備えている機能として、コピー(複写)・FAX・プリンター(データからの印刷)・スキャンがあります。
コピー・プリンター機能だけをみても、両面印刷はもちろん2分割など複数分割した印刷ハガキの印刷、中綴じ冊子に印刷・ホチキス留めまで、欲しい機能が兼ね備えられています。

複合機はネットワークを介してパソコンに繋がっているため、パソコンからデータを送りプリントすることはもちろん、FAXをパソコンから直接送ることも可能です。
逆に複合機でスキャンしたデータをパソコンで保存することができ、文書のペーパーレス化を図れるとともに、文書管理を容易にします。

社内に複数ある複合機を連携してスキャンしたデータを集積し一元管理することも可能なため効率的・合理的に業務がすすめられます。

一方でセキュリティの問題が懸念されますが、現在の複合機には、パスワード設定や暗号化・データの自動消去などセキュリティ対策も配慮されています。

複合機でのコスト削減

プリンターやスキャナー、FAXをそれぞれ買うよりも、複合機を一台導入する方がトータルコストの削減となります。
複合機は一般的にリースでの導入となりますので初期費用を抑えることができます。
またペーパーレス化により用紙代も削減でき、ひいては環境対策にも繋がります。

複合機で省スペース・コンパクト化を実現

プリンターやスキャナー、FAXといった機器をそれぞれ配置することなく複合機一台を設置すればよいので、省スペース化も図れます。
賃料の高い地域のオフィスにとっては設置面積が小さいことはメリットといえるでしょう。

また、複合機一台であれば、電源も一つで済むこともメリットといえます。
保守の面から考えても、OA機器それぞれにサポートを受けるより一箇所から受ける方がすっきりとします。

複合機は年々進化しており、業務効率化に欠かせない存在となってきています。
機種によっても細かい部分の機能は異なるため、自分が必要とする機能を念頭においてより便利な複合機を選ぶようにしましょう。