コピー機や複合機のランニングコストには何がある?

コピー機や複合機はオフィスや事業の必需品です。

コピー機や複合機を継続して使用するにはランニングコストがかかります。
企業や法人でコピー機や複合機を導入する際には、どのくらいのコストが発生するのかも重要なところだと思います。

ここではコピー機や複合機のランニングコストにはどのようなものがあるのかをご紹介します。

コピー機や複合機にかかるランニングコストの内訳

コピー機や複合機にかかるランニングコストは大きくわけて4つに分けられます。

■コピー機や複合機本体のコスト

コピー機や複合機本体にかかるコストとしては購入する場合とリース契約する場合とがあります。
コピー機や複合機を購入する際には、機種にもよりますが、数十万円から百万円以上のコストがかかります。

■保守コスト

コピー機や複合機にトラブルが生じた場合のメンテナンスや保守の契約にかかる費用です。

■コピー用紙・トナーコスト

用紙代やトナー代金などの消耗品です。
使用する分だけ、印刷をする分だけ費用が掛かってくるコストになります。

■電気料金コスト

もちろん電子機器の為、電気料金がコストとして発生します。
新しい機種のものほど節電効果が高い傾向にあります。

コピー機や複合機のランニングコストを考える場合は以上の4点を頭に入れておくとよいでしょう。

コピー機や複合機にかかるランニングコストの費用

コピー機や複合機のランニングコストは具体的にいくらくらいかかるのでしょうか。

まずはコピー機や複合機本体の費用です。
これは購入するかリース契約かで値段が異なります。
新品のカラーコピー機を購入する場合の相場はコピー機のランクにもよりますが130万円程度です。

ですが様々なオプションを導入すると倍以上の値段になる場合もあります。
中古のカラーコピー機の場合は機種によりますが30万円程度で販売されています。
リース契約の場合は機種により月5,000円~20,000円程度のリース料金が必要になります。

コピー機や複合機を使用していると急にエラーが出るなどトラブルが生じる場合がありますが、それに対応するのが保守契約です。

保守契約にはメンテナンス代込みのカウンター保守、故障が発生したときのみ対応するスポット保守、指定のトナーを購入している間はメンテナンスや保守のサービスが受けられるキット保守があります。

保守契約を行うメーカーや月々の印刷枚数などによって費用が異なるので契約前には見積もりを取るようにしましょう。

また消耗品としてトナーや紙の費用がかかります。
トナー代はメーカーによって異なりますがカラーの場合20,000円~50,000円程度が相場です。
保守契約によってはトナー代金を含む契約もあるので契約時に確認をしておきましょう。

最後にコピー機や複合機でかかる電気代ですが、最近の機種では節電効果もあり年間3,000円程度となっています。

コピー機や複合機のランニングコストの削減法

コピー機や複合機のランニングコストの内訳と費用を見てきましたが、これらのランニングコストを削減するにはどうしたらよいのでしょうか。

月々かかるランニングコストの中でコストダウンの効果が高いのが保守契約です。
コピー機の使用状況にあった保守契約を選ぶことで大幅なコストダウンが見込めます。

多くの会社ではメンテナンス費・トナー代金・修理費・出張および作業費込みのカウンター契約を選びます。
このカウンター契約では毎月の基本料金と印刷枚数に契約単価を乗じた料金が請求されます。

印刷枚数が多いほど契約単価が安くなるので毎月のコピー機の使用頻度に適した保守契約を選ぶようにしましょう。

保守契約を削減しすぎてコピー機のトラブルが生じたときにすぐ修理ができなかったり倍の修理代金がかかると逆に損失になる場合があります。
コストダウンと必要経費とのバランスは忘れないようにしましょう。

トナーや紙などの消耗品はインターネット等で値段が安いものを購入したりまとめ買いをして安く購入したりしましょう。
小さな積み重ねですが大量にコピーを利用するオフィスでは積み重なると多額のコスト削減になります。

コピー機や複合機を導入する際ランニングコストとしてかかる内訳やそれらの費用を事前に調べておくと適切な契約ができます。
また、既に導入済みのオフィスでも現在のランニングコストの内訳を見直すことでコストダウンが可能になります。

実際の契約時やランニングコスト見直しの際はメーカーに契約内容をよく確認し、自社に合った契約内容を選ぶようにしましょう。