コピー機・複合機で印刷物をPDF化(変換)して取り込む方法とは?

情報社会の現代、文書や写真などの印刷物を、
デジタルデータとして保存することが必要となる場面が多々あります。

例えば何らかの印刷物をパソコンやモバイルにPDFファイルとして変換し、保存して、
営業活動の資料としてデータで携帯したり、取引先に送るなど、しばしば行われることです。

ここでは、印刷物をコピー機や複合機で取り込み、PDF化して変換する方法をご説明いたします。

印刷物のPDF化は仕事効率を大幅に上げる

人によって印刷物は紙のまま保管し、自分で管理しているという方もいらっしゃるでしょう。
ですが、紙のままでは机の上が書類でいっぱいになってしまいますし、
読み返すときに目的のものを探し出すのに膨大な時間がかかります。

ですが、ひとたびデータとして取り込み、PDF化してしまえば、
デジタルデータとして保管できるため場所を取りません。

また、データに名前をつけておけば、
欲しい時に欲しいデータだけを瞬時に取り出すことが可能となります。

企業や会社などであれば、社内の共有ドライブに共有フォルダを作成することで、
PDF化と同時にデータを共有することも可能です。

これは、情報共有スピードの向上や時間の短縮で、仕事の効率化をはかることも可能になります。

コピー機でPDFを作成する方法

コピー機でPDFを作成するには、普通スキャナを使います。
印刷物をスキャナにセットし、読み込んだ後、画像データとして取り込み保存します。
これをさらにパソコン上でAdobe Acrobatなどを使ってPDF化します。

コピー機によっては、パソコンを使用せずとも、
読み取りと同時にPDF化する機能が付与されたものもあります。

こちらの場合はUSBメモリなどを使って作成後のファイルを取り出すことができます。
あくまで画像データとして読み込まれているので、文書内の文字列の認識はできません。

複合機でPDFを作成する方法

複合機の場合もコピー機と同様、スキャナを使用して取り込みます。
全く同じように読み取り後のデータをPDF化します。

複合機によっては、画像データとして読み込まれた文書の中から、
文字や写真を認識することができるものも存在します。
この機能を使えば、PDF化したファイルから文字列の検索も可能になります。

作成したPDFファイルはパソコン上で処理するか、USBメモリで取り出すなどして保存しましょう。